株式会社ミュゼプラチナム IT統制課 部長 佐藤様
株式会社ミュゼプラチナム IT統制課 主任 竹本様（写真）
美容サロン
株式会社ミュゼプラチナム様
他社システムから切り替えて3年
使い勝手の良さと手厚いサポートで
Shiftmationを全170店舗で活用
美容脱毛を中心に女性のキレイに寄り添った商品開発や販売で成長を続ける株式会社ミュゼプラチナム。全国展開する美容脱毛サロンは2003年の1号店出店から20年で約170店舗までに拡大し、その全店で勤務シフト自動作成サービスのShiftmationを活用いただいています。他社のプロダクトから切り替えて導入されて3年余り。代表取締役の能塚正基とカスタマーサクセスマネージャーの成田羽が同社を訪ね、IT統制課の佐藤部長と竹本主任に、Shiftmationの選定理由、システムやサービスの満足度、今後への期待などについてお話を伺いました。
—— 活用が進まなかった前システム
成田 美容脱毛の専門店として業界トップの売上と店舗数を誇るミュゼプラチナム様は、2020年1月のテスト導入から4か月後に全社での採用を決定され、長くShiftmationをご利用いただいています。ありがとうございます。はじめにお二人の業務内容から教えていただけますか。
佐藤部長 我々の所属するIT統制部では、社内の業務効率化を図るITインフラ整備が主な仕事です。ネットワーク周りの管理や各部からの要望を受けてグループウェアをカスタマイズしたり、新たなプロダクトやサービスの導入を検討したりといった仕事になります。
竹本主任 私も同じで、ITインフラ整備と店舗スタッフからの問い合わせに答えるサポートデスクの役割も担っています。
成田 Shiftmationへの問い合わせをいただいたきっかけを伺えますか。
佐藤部長 約3年間、別のシフト自動作成システムを使っていたのですが、店舗での活用が進まず、結局時間を掛けて手動で作成をしていました。もっと使い易いものがないかと調べるなかで、竹本がShiftmationを見つけました。HPに出ていたシフト表の仕様やデザイン性が良く、見やすくてわかりやすいと感じたことがきっかけですね。
成田 自動作成システム導入以前の課題と、以前に利用していたシステムの印象を教えて下さい。
竹本主任 前のシステムを導入する以前は、店舗スタッフの勤務形態はフルタイムと時短勤務の2パターン程度しかなかったので、シフトは割と簡単に組めていました。ところが、働き方の多様化で勤務パターンが増えたり、店舗ごとの開店時間の違いも出て複雑化したことから、自社ソフトを使い手動で作ることに限界を感じ、システムの導入を決めました。
しかし、前のシステムは実際に運用してみると、あらかじめ設定した条件を満たさないとエラーとなってしまい自動作成ができませんでした。各店舗で工夫しながら作成してみてもエラーになってしまうことがほとんどで、作成者によっては手動作成をしていて、自動化のメリットがあまり感じられませんでした。
また、各店舗からの質問は自社で集約・対応してから不明な点はシステム会社に問い合わせるというサポート体制だったため、シフト作成時期には各店舗から設定や作成についての問い合わせが私のところに毎日のように来て、その度に遠隔操作をしながら1店舗2時間くらい対応していました。他の業務ができない状態が続いたため、システムを切り替えましょうという話になったんです。
—— 店舗でのシフト作成が2、3日から1時間程度に大幅短縮、サポートも手厚く負担が大きく軽減
成田 Shiftmationに切り替えられて負担は軽くなりましたか。
竹本主任 おかげさまで負担は軽くなりました。Shiftmationの使い方でわからないことがあれば、店舗スタッフが直接サービス内のチャットを使ってShiftmationのサポート担当に問い合わせているので、IT統制部に尋ねてくる数は明らかに減りました。2名体制だった本社対応も今では私一人ですが、他の仕事に時間が割けるようになりました。
成田 前システムと比べて機能面はどうでしょうか。
佐藤部長 前システムは設定条件を満たさないと自動作成できなかったのですが、Shiftmationはどのような設定であっても、条件に近いシフトが自動作成されます。それを修正すれば良いので、そうした機能面の柔軟さに大きな違いを感じます。前システムはShiftmation同様に自社仕様にカスタマイズできるように勤務条件を細かく設定できたのですが、その設定方法も複雑で、実際にどう使えばいいのかがわかりづらかったんです。店舗スタッフが使いこなせることが大前提なので、Shiftmationのほうがはるかに使い勝手が良いと感じます。
成田 シフトの作成時間は削減できましたか。
竹本主任 前システムでは2、3日はかかっていた毎月のシフト作成が1時間程度で完成しており、早く作成できるようになったという声を店舗からよく聞きます。ただ、作成時間は店舗によってバラつきがあります。1時間程度で終えるところは作成者がしっかりと勤務条件の初期設定をしている店舗で、店長の変更などに伴い、それを怠った店舗は修正箇所が増えるため時間を要しているようです。そうした運用面が課題ですね。
成田 竹本主任からご相談いただいておりましたので、その解決策として、新規出店や新任の店長さんが着任されるタイミングで、当社から店長様向けに初期設定サポートのご案内をいれておりますね。それに加えて、お忙しい店長様がご自身で解決できるよう、動画などのサポートコンテンツのご用意をしていきたいと思います。そのほかに機能面で評価をいただいていることはありますか。
佐藤部長 Shiftmationが人事マスタとAPI連携できるところです。人事データベースの入社や退社、異動などの情報が毎朝、Shiftmationに自動反映されるので楽に人員管理ができています。
—— 店舗からの問い合わせはシフトメーションが対応、本社の運営管理が楽に
成田 導入から3年が過ぎましたが、サポート体制などサービス面の満足度をお聞かせください。
竹本主任 満足度は高いです。理由はShiftmationの運用サポートをほとんどお任せできるからです。ITツールに苦手意識を持っている店舗スタッフに対しても丁寧にサポートしてくれるので、店舗からの問い合わせで本社側の人員が割かれることがなくなりました。シフト作成のスピードも速くなったので、利用する店長の満足度は高いですよ。
佐藤部長 運用に関しては竹本に任せっきりで、私は今ほぼノータッチの状態です。ノータッチでいられることが満足の証です。
—— シフト管理から適正な人員配置数がわかるような機能に期待
成田 Shiftmationへの要望や今後求めたい機能を最後に伺えますか。
佐藤部長 欲しいのは分析機能ですね。この店舗には何名のスタッフが必要という計算式は本社にありますが、現場からの要望との食い違いも見られます。例えば、Shiftmationがシフト管理の観点から適正な人員配置数を割り出してくれれば、現場の実情との乖離が少ない人員計画がつくれるかもしれません。
竹本主任 以前、より働きやすい環境を整えていくために希望休や有休などを取得しやすい状況を作るには、どのぐらいのスタッフを店舗に配置するのが適切かということに頭を悩ませておりました。成田様に相談してみたところ、これまでの多くのシフト作成に関わった知見からアドバイスをいただきました。昨年から会社として有休休暇取得を今まで以上に徹底しており、社内で人員配置を検討する際に、成田様より頂いた回答が第三者視点からのご意見としてとても役立っていますので、有休をしっかりと取ってもらうには何人の人員配置が必要かといった情報もShiftmationからレポートなどが出ると嬉しいです。
成田 そうですね。これまでの弊社での経験上、一般的に「必要出勤枠数 ÷ スタッフの出勤可能枠数」の数字が95％以上になってくると、スタッフの希望休や有休を全て叶えてシフトを組むことは難しいという基準があります。90〜95％だと、スタッフに希望休を変更してもらう可能性がある状態。90%未満ですと、一般的に希望を叶えてあげやすい状況と言えます（もちろん希望の数や、同日に希望が被る数にもよります）。
例えば1日の必要人員が10名で30日の月であれば、300が必要出勤枠数となります。それに対して月に20日出勤可能な方が10名、月に10日出勤可能な方が10名いれば、スタッフの出勤可能枠数は300となり、必要出勤枠数をピッタリ埋めることはできるのですが、これだと有休が全く取れません。更に希望が1日に6名重なった時点でシフトを組むこともできなくなります。
仮に10日働ける方が1名増えて、スタッフの出勤可能枠数は310になった場合「300（必要出勤枠数） ÷ 310（スタッフの出勤可能枠数）= 96.7％ 」となります。
この状態でも、連勤の制限や希望の提出のされ方、特定のスキルレベルに応じた必要出勤人数や、スタッフ別の特定時間帯の出勤可否などを考慮していくと、希望休や有休をすべて叶えることは難しい場合が多いです。
もちろん経営観点から見た時に、余剰人員によるコスト増加は適切にコントロールする必要もありますが、一方で対応できるスタッフがいないから予約を受け入れられなかったという機会損失も同時に見ていく必要があると思っています。
能塚 ミュゼプラチナム様のように170店舗もあると、その1枚1枚のシフト表を見て必要な人員を検討することは大変な作業になると思います。そこで、どの店舗でどれくらいの人員の不足があり、特にどんな役割のスタッフが足りないかなどを抽出し、一覧で確認できるダッシュボード機能を備えた新サービスを現在、開発中です。サービスリリースの際にはご案内しますので、ぜひお使いください。
佐藤部長 それはすぐにでも欲しい機能ですね。
成田 スタッフの皆さんが希望休や有休を取りながら勤務が回せるシフトの組み方について検討したいと思います。多様な業種で数千事業所のシフトに携わってきた知見を活かして、作成の基準をデータで示せないか考えていきたいと思います。
能塚 これからもサービスをどんどんアップデートし、Shiftmationの機能を高めていきたいと思いますので、引き続きよろしくお願いいたします。本日は貴重なお時間をいただき、率直なご意見、ご感想をありがとうございました。
